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Das E-Mail-Aufmerksamkeitsdefizitsyndrom

Im Geschäftsleben verbreitet sich ein Virus mit rasanter Geschwindigkeit. Symptome sind operative Hektik, Stöhnen über „hunderte“ E-Mails täglich und die Unfähigkeit, Dinge dauerhaft vom Tisch bzw. aus der E-Mail-Inbox zu bekommen: das E-Mail-Aufmerksamkeitsdefizitsyndrom.

Ich beobachte täglich mehr und mehr Fälle. Irgendein schlauer Forscher hat bestimmt auch eine Zahl parat, wieviel Milliarden Euro Produktivitätsverlust damit einhergehen. Der Virus schädigt zahllose Menschen. Ich bin einer davon. Er kostet mich Zeit. Und Nerven. Und ich komme an manchen Tagen nur mit großer Anstrengung dazu, das zu tun, wofür ich eigentlich bezahlt werde: nämlich gute IR- und PR-Arbeit für Unternehmen zu leisten.

Ich rede hier ausdrücklich nicht davon, dass auch mal eine E-Mail untergehen kann. Das ist mir natürlich auch schon passiert. Aber bei einigen Infizierten muss man immer zwei oder dreimal oder sogar noch öfter nachhaken, bevor eine Antwort kommt. Und dann muss ich bei der Antwort feststellen, dass mein Gesprächspartner meine E-Mail gar nicht richtig gelesen hat. Oder nur den ersten Satz. Oder plötzlich fünf Leute in Kopie setzt und nach deren Meinung fragt – mich natürlich eingeschlossen. Dann entsteht so etwas wie eine Kreiskommunikation und ich soll dann zum Schluss die Frage bitte selbst beantworten, die ich eigentlich gestellt habe.

Man erkennt ja die Symptome von Infizierten relativ schnell und versucht Bewältigungsstrategien zu finden, um die gewünschte Antwort doch schnell zu erhalten:

Regel Nr. 1: Nie mehr als eine Frage in einer E-Mail stellen. Man bekommt – wenn überhaupt – nach zweimaligem Nachfassen sowieso nur die Antwort auf die erste Frage.

Regel Nr. 2: Dringende Mails schon im Betreff mit „EILT. BRAUCHE FEEDBACK!“ in Versalien kennzeichnen.

Regel Nr. 3: Kommt nach dem zweiten Nachfassen immer noch keine Antwort, dann mit Telefonterror starten.

Regel Nr. 4: Such-Profi im E-Mail-System werden. Spätestens im Telefonat kommt nämlich die Bitte: „Können sie mir das bitte nochmal schicken?“

Regel Nr. 5: „Ich bin dran“ ist keineswegs eine echte Vollzugsmeldung, sondern nur die Bestätigung, dass der Gegenüber die E-Mail zumindest wahrgenommen hat. Dann greift Regel Nr. 6.

Regel Nr. 6: Wiedervorlagensystem nutzen und Wadenbeißermentalität zulegen.

Regel Nr. 7: Fehlende Anrede nicht als Zeichen mangelnden Respekts interpretieren. Es zählt das Ergebnis: eine qualifizierte Antwort.

Und manchmal hilft das alles nicht. Das ist unendlich frustrierend. Ich schreibe nämlich E-Mails nicht, weil ich Langeweile habe, sondern weil ich in den meisten Fällen Informationen oder Freigaben benötige, qualifiziertes Feedback gebe oder berate. Ich stecke Zeit in eine solche E-Mail, ich überlege mir, welche Informationen der Kunde braucht oder welche ich brauche, um weiterarbeiten zu können, und ob es wirklich notwendig ist, alle fünf Leute, die in Kopie gesetzt wurden, über jeden einzelnen Arbeitsschritt zu informieren. Umgekehrt werde ich gefühlt immer häufiger mit geschäftlichen E-Mails zugespamt, die nur noch Ausdruck einer operativen Hektik sind, mein Postfach überquellen lassen, mich aber in meiner Arbeit keinen Schritt weiterbringen. Dinge werden nicht länger erledigt, geklärt oder entschieden, sondern nur noch vertagt, vergessen oder weitergeleitet. Das ist übrigens ein weltweites Phänomen, wie ich bei internationalen Projekten festgestellt habe. EADS hat sich längst zu einer Pandemie entwickelt.

Vielleicht können wir diese Pandemie nur gemeinsam bekämpfen. Jeden Tag aufs Neue, bei jeder E-Mail, die wir selbst schreiben oder beantworten. Think before you send.

By | 05.04.2018|Categories: Allgemein|1 Comment

One Comment

  1. Ruth 06.04.2018 at 15:18

    Sehr richtig moeglichst in der Mail nur die Sache bearbditen, die im Betreff genannt ist. So sind Antworten etc spaeter leichter wiederzufinden

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