Schnörkellose Bildbearbeitung, fallstrickfreier Verteileraufbau oder schnelle Zeiterfassung sind Aufgaben unserer täglichen Arbeit, die schnell zu echten Zeitfressern werden können. Wie schön, dass es dafür in der digitalen Zeit unzählige kleiner Helfer gibt. Von diesen möchte ich Ihnen einige näher bringen, die wir in unserer täglichen Arbeit nutzen. Diese hilfreichen Tools werden Ihnen den PR-Alltag erleichtern.

Bild-, Videobearbeitung und mehr
Sie suchen für einen Social-Media-Post ein passendes Motiv, für das Sie keine Rechte käuflich erwerben möchten? Sie haben auf dem Foto des neuen Mitarbeiters, das Sie eben auf der Website hochladen wollten, die lustige Fliege bemerkt, die sich sehr unpassend am Hemdkragen ausgeruht hat? Für solche Fälle gibt es einfache und sehr hilfreiche Tools:

Lizenzfreie Fotodatenbank: pixabay.com
Bei Pixabay finden Sie teils sehr professionell erstelltes Bildmaterial, das Sie lizenzfrei auch für kommerzielle Zwecke nutzen können. Jedes Bild steht dabei sogar in unterschiedlichen Auflösungen zur Verfügung. Eine Anmeldung ist nicht notwendig, wäre aber, sofern Sie das Bildmaterial in der höchsten Auflösung nutzen wollen, vollkommen kostenfrei.

Bilder verwalten, bearbeiten, präsentieren: studioline.net
Das in der Basisversion Studioline Photo Basic4 kostenlose Programm von H&M Software ist eine schnörkellose, intuitive Software, um Bilddatenbanken zu verwalten, einzelne Bilder oder ganze Bildserien mit wenigen Klicks zu optimieren (z.B. Helligkeit, Schärfe, Farbgebung…) oder schöne Bildpräsentationen zu erstellen. Darüber hinaus stehen kostenpflichtige Pro-Versionen zur Verfügung, die zusätzliche Bearbeitungswerkzeuge oder sogar eine Mehrplatzlösung für Unternehmen bieten.

Aufwendigere Bildbearbeitung ohne Photoshop: paint.net 
Wer bei Paint an das Windows-Basisprogramm denkt, liegt hier völlig falsch. Paint.NET ist, ähnlich wie Firefox oder OpenDocs, eine kostenfreie Alternative zu teils immens teuren Bildbearbeitungsprogrammen. Damit können Sie kleine Schönheitsfehler auf Bildern ebenso retuschieren wie ganze Personen verschwinden lassen. Wer sich ein wenig mit dem Programm auseinandersetzt, wird hier zwar nicht denselben Funktionsumfang vorfinden wie bei Photoshop, für den täglichen Gebrauch aller Nicht-Grafikdesigner ist Paint.NET aber eine hervorragende Alternative.  

Bilddateien zu groß? compressjpeg.com 
Wie oft kommt es vor, dass man Bildmaterial an einen Kunden oder Journalisten schicken möchte, die Datei einfach viel zu groß ist? Jetzt kann man die Bilder in Programmen wie Paint.NET oder Photoshop in der Größe ändern. Viel einfacher geht das mit der Online-Bildoptimierung. Wir sind dabei auf die Website compressjpeg.com gestoßen, mit der man aber neben JPEG auch PNG, PDF, SVG und GIF verkleinern kann. Die Dateigröße wird im Schnitt um 80-90% geringer, was, je nach Internetanbindung, überlebenswichtig sein kann. Die Seite ist kostenlos nutzbar.

Musik für Kundenvideos oder ähnliches gesucht? Frametraxx hilft
Immer wieder kommt es vor, dass wir für Kunden auch kurze Videorückblicke von Messen oder eigenen Veranstaltungen filmen, schneiden und mit passender Beschallung untermalen. Wer sich ein wenig mit der Thematik auskennt, hört schnell Buzzwords wie „lizenzfreie Musik“. Aber Vorsicht: Solche Tracks dürfen dennoch nicht ohne Weiteres in Videos eingebaut und beispielsweise öffentlich zugänglich gemacht werden. Auf der Suche nach passenden Stücken sind wir über die Seite Frametraxx gestolpert. Hier erhält man eine große Auswahl unterschiedlichster Tracks, die gegen eine geringe Gebühr für unterschiedliche kommerzielle und nicht-kommerzielle Zwecke genutzt werden können. Wir möchten selbst und für unsere Kunden hier kein Risiko mit kostenfreien Musiktiteln eingehen.

Die kleinen und großen Kommunikationshelfer

Besonders im Agenturalltag, aber auch in der aktuellen Corona-Situation sind viele Unternehmen auf Kommunikationshilfsmittel angewiesen, um mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Wir greifen dafür schon länger auf verschiedene Tools zurück.

Telefonkonferenzen kostenlos aufsetzen: globafy.com 
Das Programm nutzt für jedes Land eine Telefonnummer bereit. Ruft man diese an, wird man nach einem Konferenzcode gefragt, den der Ersteller der Konferenz frei wählen kann. Ohne Anmeldung oder Teilnehmerbegrenzung kann es dann sofort in einen Call gehen. In der kostenlosen Version haben Sie Zugriff auf über 50 Länder, wo eigentlich alle wichtigen bei sind. Benötigen Sie doch weitere Einwahlnummern, steht eine Premiumversion für 9 Euro pro Monat bereit. Wir sind bis jetzt immer mit der kostenlosen Version zurecht gekommen.

Interaktiver Chat samt Call-Funktion: Microsoft Teams 
Gerade in Corona-Zeiten, in denen viele Mitarbeiter und Kollegen im Homeoffice arbeiten, ist eine Kommunikationsplattform unerlässlich. Wie der Zufall will, sind wir kurz vor Ausbruch der Corona-Pandemie auf Microsoft Teams umgestiegen, wo wir Chat, (Video-)Telefonie, Dateiaustausch und mehr in einer Lösung haben. Die kostenlose Basisversion ist für bis zu 300 Teilnehmer offen und ermöglicht bis zu 60-minütige Calls, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungen etc. Wer hier professioneller arbeiten möchte, kann auch ab 4,20 Euro pro Monat auf das Microsoft 365 Business Basic-Paket umsteigen und dazu dann auch auf alle digitalen Office-Applikationen wie Word, Excel oder Powerpoint zugreifen.

Was sonst im Alltag nützlich ist

Einfache Zeiterfassung und Projektverwaltung mit MOCO 
Besonders für Agenturen ist es wichtig, investierte Ressourcen wie Zeit und Aufwand genau zu verfolgen. Wir greifen dabei auf das Tool MOCO zurück, mit dem wir ganz einfach Kunden und Projekte anlegen, unsere Zeiten live oder im Nachgang eintragen und so genau verfolgen können, wo wir stehen. Großer Vorteil: Man merkt schnell, ob das Projekt zeitlich vollkommen aus dem Rahmen fällt und kann rechtzeitig Erwartungsmanagement beim Kunden betreiben und ggf. nachverhandeln. MOCO ist kein kostenloses Tool, kann aber 30 Tage getestet und dann für 9 Euro pro Arbeitsplatz genutzt werden – Flatrates gibt es ab 50 Accounts.

Schnell und einfach passgenaue Verteiler bauen: Zimpel 
Auch Zimpel ist kein kostenfreies Tool, spart aber im Hinblick auf den Versand von Pressemeldungen eine Menge Zeit. Die Website gehört zu newsaktuell, das wiederum Teil der Deutschen Pressagentur (dpa) ist und bietet eine große und größtenteils sehr aktuelle Sammlung von Ansprechpartnern aller relevanten Mediengattungen. Besonders hilfreich sind die umfangreichen Eingrenzungsmöglichkeiten nach Branchen, Regionen/Städten, Interessensgebieten, Medienformen usw.

Meldungen an größere Verteiler senden mit SuperMailer 
Wer kennt sie nicht, diese Newsletter, die jemand an sich selbst adressiert und wo sich alle Empfänger in der Blind-Copy verstecken. Das wirkt, gerade in der PR-Arbeit nicht nur unprofessionell, sondern könnte auch Hackern die Möglichkeit geben, an alle Adressen zu gelangen. Wir nutzen daher das Tool Supermailer, mit dem wir personalisierte Pressemeldungen an alle interessierten Kontakte versenden. Dabei kann man sowohl das grafische HTML- als auch das Text-Format separat bearbeiten, Medien anhängen und fertige Verteiler (z.B. aus Zimpel) in verschiedenen Dateiformaten importieren. SuperMailer steht als kostenfreie Version für bis zu 100 Empfänger zur Verfügung und kann darüber hinaus ab einmalig 20 Euro lizensiert genutzt werden.

All diese Programme und Apps erleichtern uns den Arbeitsalltag enorm und sparen teilweise Zeit und Geld. Falls Sie statt hilfreichen Programmen lieber eine Agentur suchen, die für Sie ein punktgenaues und auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Kommunikationskonzept entwirft und für die Umsetzung auf die hier vorgestellten Tools zurückgreift, sollten wir uns unterhalten.